Office manager

L'Entreprise :
Fondée en 2022 afin de répondre à l'urgence climatique et la crise énergétique, Carb0n s'est donnée pour mission d'accélérer et de simplifier la transition énergétique des bâtiments tertiaires en Europe.
Carb0n accompagne ses clients dans la conception et réalisation de projets clefs en main de :
- Rénovation d'efficacité énergétique
- Installation solaire (toiture, sol et ombrière)

La mission :

Afin de gérer les affaires courantes de sa société en pleine croissance, Carb0n est à la recherche d'une personne de confiance, positive, débrouillarde et organisée. En tant qu'Office Manager Assistant, vous travaillerez à temps partiel (70% de 35h), idéalement tous les matins de 9h à 12h30 ainsi que 2 après-midis (le lundi et un deuxième à définir).

Rattaché(e) à la Responsable Administrative et Financière, vous l'accompagnerez sur les missions suivantes :

I - Gestion des prestataires
- Identifier les prestataires répondant au mieux à nos valeurs
- Suivre les échanges avec les prestataires : négociation des contrats, suivi de la facturation et des paiements
- Planifier les commandes et livraisons de consommables
- Finaliser l'aménagement des bureaux

II - Organisation des événements internes
- Organiser les moments d'équipes : petits déjeuners d'arrivée, goûters, etc
- Prévoir les afterworks toutes les 3 semaines : choix du lieu, réservation et communication auprès de l'équipe
- Planifier des team buildings deux fois par an : choix de l'animation, demande de devis, validation de l'événement par le CODIR, etc
- Participer à la préparation et au bon déroulement de l'off site annuel

III - Suivi du matériel informatique et de la téléphonie
- Commander l'ensemble du matériel auprès de nos prestataires : ordinateur, écran, souris, téléphones... (+ cartes SIM)
- Gérer les commandes de fournitures de bureau
- Associer le matériel lorsqu'il est remis au collaborateur (onboarding) et le dissocier lorsqu'il est rendu par le collaborateur (offboarding)
- Faire le suivi global du matériel, du coût et des factures

IIII - Prévision des déplacements de l'équipe
- Commander les cartes de train pour l'équipe Opérations et en faire le suivi
- Gérer les réservations pour une partie de l'équipe : train et/ou hôtel & récupérer les justificatifs
- Valider les demandes de locations de voiture via notre outil de réservation
- Trouver les meilleurs outils à mettre en place pour faciliter les déplacements des collaborateurs
- Cette liste de missions est non exhaustive et peut être amenée à évoluer selon vos ambitions et les besoins de Carb0n.

Les + de l'offre :
- Rejoindre une entreprise engagée pour la réduction des émissions carbones dans un contexte très stimulant de création d'entreprise
- Contribuer à un projet en forte croissance & s'inscrire dans la création du changement en conseillant des professionnels de l'immobilier
- Bénéficier de belles perspectives d'évolution grâce à la croissance de l'entreprise

Le profil recherché :
- Vous êtes diplômé(e) d'un Bac +2/3 ou disposez d'une expérience équivalente
- Vous parlez couramment français (avec de bonnes capacités rédactionnelles) et avez un bon niveau d'anglais
- Organisé(e) et fiable, vous êtes dynamique et savez gérer votre temps efficacement
- Vous avez un intérêt particulier pour le développement durable, l'énergie & l'immobilier et souhaitez en découvrir davantage sur le monde de la transition énergétique
- Vous recherchez des missions polyvalentes et aimez être en contact avec de multiples interlocuteurs
- Le travail en équipe et la bonne humeur sont indispensables dans votre quotidien

Le processus d'embauche :
- Un premier appel avec une recruteuse
- Un échange avec votre manager, la RAF de Carb0n
- Un échange avec l'un des deux co-fondateurs